In 2021 heeft Google zich gefocust op het ontwikkelen van nieuwe functies en contractuele verplichtingen voor beheerd ChromeOS, gericht op de verwerking van persoonsgegevens en servicegegevens van Nederlandse EDU-accounts op ChromeOS-apparaten, zoals Chromebooks. Deze nieuwe functies en ChromeOS-voorwaarden zijn vanaf augustus beschikbaar via de Google Admin Console. De kamerbrief lees je hier.

Hoe kan jouw school voldoen aan de nieuwe richtlijnen?

Om ervoor te zorgen dat jouw school aan de nieuwe richtlijnen voldoet en op een veilige manier gebruik kan maken van Google Workspace for Education en ChromeOS, hebben we een aantal benodigde stappen op een rijtje gezet:

Stap 1: Beheer al je Chromebooks in je Workspace domein

Om te voldoen aan de nieuwe Google Workspace en ChromeOS richtlijnen, is het essentieel om al je Chromebooks onder beheer te hebben in je Workspace domein. Dit kan worden bereikt door alle Chrome-apparaten te koppelen aan een Workspace tenant met de ‘Chrome Education Upgrade’ licentie. Met deze licentie wordt centraal beheer van Chromebooks mogelijk gemaakt, waardoor je in staat bent om ze als verwerkersversie te configureren. Als jouw tenant momenteel wordt beheerd door de Rolf groep, is dit aspect al voor je geregeld. In dat geval hoef je je hierover geen zorgen te maken. Door ervoor te zorgen dat al je Chromebooks in je Workspace domein zijn beheerd, ben je goed op weg om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen en kunnen jullie veilig en verantwoord gebruik blijven maken van Google Workspace en ChromeOS.

Stap 2: Zorg dat je de nieuwe voorwaarden van Google Workspace for Education accepteert.

Om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen van Google Workspace for Education is het essentieel dat de ICT-co√∂rdinator (beheerder) van de school de nieuwe voorwaarden accepteert. Deze acceptatie kan eenvoudig worden uitgevoerd in de Google Workspace omgeving, mits je admin/beheer rechten hebt in de Google Admin Console. Als alternatief kan de Rolf groep dit namens de stichting uitvoeren. Voor meer informatie of ondersteuning bij dit proces, kun je contact opnemen met InfoDesk, via TOPdesk of infodeask@derolfgroep.nl. Deze acceptatie kan pas worden uitgevoerd in augustus, zodra Google de nieuwe voorwaarden voor beheerd ChromeOS in Nederland publiceert. Deze voorwaarden worden van kracht voor apparaten met Chrome Education Upgrade licenties en worden aangeduid als de “gegevensverwerkingsmodus.” Zodra deze modus beschikbaar is, kunnen beheerders deze vinden in het compliance center van de Google Admin Console.

Stap 3: Implementeer de Gegevensverwerkingsmodus

De Rolf groep heeft, net als in 2021, veel van de voorgeschreven richtlijnen (in Apparaatbeheer) voor jou doorgevoerd. We begrijpen echter dat sommige aanpassingen een aanzienlijke impact kunnen hebben op de werking van Google producten. Daarom hebben we ervoor gekozen om bepaalde keuzes met betrekking tot privacy settings over te laten aan de beheerder van de scholen/besturen. Wij geloven dat zij het beste weten wat het meest geschikt is voor hun specifieke situatie. SIVON heeft hiervoor een handleiding geschreven, waarin je meer leest over hoe de voorgeschreven settings in apparaatbeheer zijn verwerkt.

Stap 4: Inventariseer je Chromebooks

Om te zorgen voor een veilige en optimale gebruikservaring is het van groot belang om je Chromebooks te inventariseren. Apparaten die verouderd zijn of geen Education Upgrade hebben gehad, vallen mogelijk buiten de voorwaarden voor veilig gebruik. Als klant van de Rolf groep helpen we je graag bij deze inventarisatie. Na de vakantie zal jouw accountmanager contact met je opnemen om samen de lijst met verouderde actieve Chromebooks door te nemen. Hierdoor kunnen we ervoor zorgen dat je schoolomgeving up-to-date en veilig blijft. Uiteraard kun je ook zelf een afspraak inplannen.

Met deze stappen ben je goed op weg om te voldoen aan de nieuwe richtlijnen en zet je als onderwijsinstelling een veilige stap vooruit in het gebruik van Google Workspace for Education en ChromeOS.